Trabajo administrativo
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No dejes que el título del trabajo te engañe: los asistentes administrativos son la columna vertebral de una empresa bien gestionada. Para ser eficaz a la hora de hacer malabarismos con una variedad de tareas, es necesario tener unas cuantas habilidades de asistente administrativo fundamentales para hacer el trabajo, y hacerlo bien.
Los asistentes administrativos -también denominados administradores, oficinistas, recepcionistas o secretarios- trabajan en casi todos los sectores, realizando tareas administrativas como la organización de archivos, la preparación y edición de documentos, la atención telefónica y de las redes sociales, la recepción de invitados y visitantes, la organización de reuniones de personal, la reserva de conferencias, la redacción de memorandos y la tramitación de facturas. También pueden encargarse de tareas de contabilidad, como la creación de hojas de cálculo para controlar los gastos de la empresa.
Si estás pensando en convertirte en asistente administrativo o en mejorar tus habilidades, puedes obtener una certificación a través de varios programas, aunque no es un requisito para el puesto. Sin embargo, las siguientes habilidades son imprescindibles para cualquier persona que se dedique a este trabajo.
Descripción del puesto de asistente
Las perspectivas de empleo en los próximos años para este grupo profesional son “medias”, lo que indica que las posibilidades de que una persona cualificada encuentre trabajo son comparables a la media de todas las ocupaciones de Nueva Escocia. Se trata de una ocupación bastante amplia en Nueva Escocia, por lo que las oportunidades de empleo se producen con bastante regularidad. Se espera que el número de empleados en esta ocupación crezca considerablemente en los próximos años, lo que proporcionará más oportunidades de empleo. Con un gran porcentaje de trabajadores de 55 años o más, se espera que las jubilaciones sean un factor clave para las oportunidades de empleo en los próximos años. Los auxiliares administrativos suelen trabajar a tiempo completo. Además, los puestos de trabajo suelen ser permanentes.
Esta gran ocupación se encuentra en todos los sectores, por lo que la sustitución de personal genera muchos puestos, aunque la tecnología haya disminuido la necesidad de muchas tareas administrativas. La competencia es fuerte para los puestos más atractivos, como los que ofrecen un mayor salario y más seguridad laboral. Los solicitantes de empleo pueden encontrarse con que la posesión de un certificado postsecundario es ahora un requisito para muchas vacantes. Muchos empleadores prefieren a los candidatos con experiencia en una gama más amplia de tareas, como la contabilidad o la gestión de cuentas de redes sociales, por lo que los candidatos con formación en estas áreas pueden tener más éxito a la hora de conseguir un empleo. Los solicitantes con habilidades y experiencia menos desarrolladas probablemente tendrán competencia, incluso para los puestos de trabajo de nivel inicial y peor pagados.
Ejemplos de tareas administrativas
Un Asistente Administrativo, o Auxiliar Administrativo, es responsable de apoyar a un profesional administrativo para ayudarle a mantenerse organizado y a realizar tareas que le permitan centrarse en responsabilidades más avanzadas. Sus funciones consisten en organizar reuniones para los administradores, recibir a los visitantes de la oficina y redactar documentos en nombre de los administradores.
Las principales funciones y responsabilidades de un asistente administrativo giran en torno al apoyo a los demás. Sus funciones pueden variar mucho, no sólo de un trabajo a otro, sino de un día a otro en el mismo trabajo. En un día cualquiera, pueden realizar diversas tareas, como por ejemplo
Proporcionar apoyo administrativo y de oficina al Director de la Escuela. Esta posición apoyará varias funciones de la oficina principal, incluyendo: preparar la correspondencia, contestar los teléfonos, controlar el inventario de la oficina y ordenar los suministros, mantener los calendarios, y varias otras asignaciones según sea necesario.
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Asistente administrativo aufgaben
Para asegurarse de que su currículum profesional apoye sus objetivos, utilice esta descripción de trabajo de asistente administrativo asociado para informarse sobre lo que debe destacar en su currículum. Al revisar los ejemplos de descripciones de puestos, los solicitantes de empleo podrán identificar qué habilidades técnicas y blandas, credenciales y experiencia laboral son más importantes para un empleador en su campo objetivo.
Los deberes y responsabilidades del asistente administrativo incluyen proporcionar apoyo administrativo para garantizar el funcionamiento eficiente de la oficina. Apoya a los directivos y a los empleados mediante una serie de tareas relacionadas con la organización y la comunicación. Los asistentes administrativos son responsables del material confidencial y sensible al tiempo. Familiarizados con una variedad de conceptos, prácticas y procedimientos del sector.
Capacidad para comunicarse eficazmente por teléfono y correo electrónico, asegurando que todas las tareas de asistente administrativo se realicen con precisión y se entreguen con alta calidad y de manera oportuna. Puede dirigir y liderar el trabajo de otros. Se basa en la experiencia y el juicio para planificar y cumplir los objetivos y se espera un amplio grado de creatividad y latitud. Por lo general, depende de un gerente o del jefe de una unidad/departamento.
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Una vez me denegaron un trabajo por no saber los requisitos, por lo que me decidí a comenzar un blog sobre los requisitos que se necesitan para todas las cosas en la vida, desde trabajo a viajes. Espero que te gusten todos los blogs que escribo y no te pase como a mi por que estés enterado de todos los requisitos.